SYSTEMY IT
Przesyłanie dokumentów do AUDITA
Skoro naszym celem jest oszczędzanie lasów, dzięki temu, że korzystamy w bieżącej pracy z dokumentów elektronicznych. To istotną cechą rozwiązania informatycznego jest zdolność do wystawiania i przyjmowania faktur w postaci elektronicznej. Klienci wcale nie muszą przekazywać do biura oryginalnych dokumentów papierowych, równie dobrze możemy pracować na ich cyfrowych kopiach. Dla Klientów ogromnym ułatwieniem jest możliwość zalogowania się przez stronę www i wysłania do BR faktury w postaci skanu dokumentu papierowego lub zdjęcia zrobionego komórką. Ponadto stale rośnie liczba faktur, które pierwotnie mają postać elektroniczną np. pliku PDF. Te faktury Klienci otrzymują najczęściej pocztą elektroniczną i tak też je przekazują dalej do BR. Takich faktur nie trzeba już skanować, zostaną w oprogramowaniu BR automatycznie odczytane (OCR) a treść zinterpretowana ze względu znaczenie merytoryczne.
Zapis w księgach podatkowych
Merytoryczna weryfikacja porwanego ujęcia w ewidencji księgowej to zadanie BR, za które przyjmuje odpowiedzialność. Oprogramowanie księgowe powinno jednak automatyzować procedurę zapisów, aby przyśpieszyć ten proces i minimalizować błędy. Za decyzję o ujęciu w księgach podatkowych zdarzenia gospodarczego odpowiada Klient biura, rolą nas księgowych jest zweryfikowanie poprawności ujęcia w ewidencji, natomiast sam zapis może być realizowany automatycznie przez program księgowy.
Archiwizacja dokumentów źródłowych
Dokument księgowy niezależnie od tego czy ma postać papierową czy elektroniczną jest dowodem źródłowym wymagającym ochrony i odpowiedniego czasu przechowywania. Program księgowy do pracy z dokumentami elektronicznymi, powinien dawać możliwość jednoznacznego powiązania zapisu w księgach z dowodem. W tradycyjnej rachunkowości wykorzystywano do tego celu numer ewidencyjny trwale nanoszony na dokument źródłowy. W rachunkowości opartej na dowodach elektronicznych większe znaczenie może mieć link otwierający podgląd tego dowodu bezpośrednio z zapisu. Dokumenty elektroniczne można archiwizować lokalnie lub w chmurze. Wbrew naszym przyzwyczajeniom, rozwiązania chmurowe są już tak rozwinięte, że można je uznać za bardziej bezpieczne od przechowywania lokalnego na dysku komputera czy na serwerze lokalnym.
Faktury ustrukturalizowane KSeF
To nowe rozwiązanie prawne i techniczne wprowadzane w 2022 roku w Polsce przez Ministerstwo Finansów, w sensie koncepcyjnym to miejsce w internecie do przesyłania faktur między przedsiębiorcami za pośrednictwem MF. Obecnie nie ma obowiązku aby z niego korzystać, jednak Polska uzyskała już zgodę Komisji UE na to aby taki obowiązek w 2023 roku wprowadzić. Jeżeli tak się stanie, to podstawową postacią najważniejszego dokumentu księgowego jakim jest faktura będzie postać elektroniczna. Programy księgowe będą musiały się nauczyć przyjmowania faktur w formacie KSeF, a programy sprzedażowe wystawiania i przekazywania do odbiorcy za pośrednictwem MF faktur elektronicznych.