PRAWO
Wystawianie faktury elektronicznej
Skoro nie ma różnic między formami faktury papierową i elektroniczną to dla poprawności biznesowej nie ma znaczenia sposób w jaki została wystawiona z zastrzeżeniem, że faktura elektroniczna musi być wystawiona i przesłana elektronicznie. Oznacza to, że np. wystawienie faktury w wersji papierowej, a następnie zeskanowanie takiej faktury i przesłanie do odbiorcy jako pliku elektronicznego z danymi wymaganym dla faktury nie będzie uznane za przekazanie faktury elektronicznej. Obecnie 100% faktur nasi klienci wystawiają za pomocą programów komputerowych, wszystkie one są przesyłane elektronicznie, są to zatem faktury elektroniczne w rozumieniu ustawy VAT.
Przekazywanie faktury w formie elektronicznej do odbiorcy
Zgodnie z ustawą o VAT, na otrzymywanie faktury w wersji elektronicznej odbiorca musi wyrazić zgodę. Taka zgoda nie jest obecnie obłożona dodatkowymi wymaganiami formalnymi może to być również zgoda domniemana. Jednak w przypadku sporu, ciężar udowodnienia uzyskania zgody spoczywa na wystawcy. A gdy zgody nie ma? Wówczas oczywiście można nadal wystawić fakturę elektronicznie na komputerze, ale przekazać ją trzeba odbiorcy w formie papierowej.
Odbieranie faktur sprzedaży w formie elektronicznej przez AUDITA
Specyfika pracy z fakturami sprzedaży wystawianych przez klientów biura rachunkowego polega na tym, że muszą one trafić nie tylko do nabywcy, ale również do biura do ewidencji. Skoro nasi klienci wystawiają nabywcom faktury elektroniczne, to my dbamy o to aby równolegle czyli bez zbędnych opóźnień dane z tych faktur trafiały do biura. Pewnym problemem może być integracja rozmaitych systemów fakturowania klientów z naszymi systemami ewidencji. Niestety zmusza nas to utrzymywania różnych systemów ewidencyjnych spiętych z systemami fakturowania klientów.
Odbieranie faktur kosztowych w formie elektronicznej przez AUDITA
Klienci naszego biura coraz częściej i coraz chętniej przyjmują od dostawców a następnie przesyłają faktury kosztowe w postaci elektronicznej do naszego biura. Jesteśmy zdecydowanymi orędownikami takiego podejścia, stosowane w praktyce rozwiązania techniczne mogą być bardzo różne. Poczynając od przesłania @ na dedykowaną skrzynkę, po skanowanie i odczyt danych z faktur elektronicznych. Mamy nadzieję, że niebawem będziemy mogli pobierać faktury elektroniczne z KSeF co powinno uprościć i ujednolicić przyjmowanie faktur w AUDITA.
Przechowywanie i archiwizowanie faktur w formie elektronicznej
Po liberalizacji przepisów w ślad za dyrektywami UE mamy obecnie w Polsce swobodę przechowywania i archiwizowania faktur. Można zamieniać faktury papierowe na postać cyfrową, lub elektroniczny dokument wydrukować i w tej formie przechowywać. Zdecydowanie popieramy ten pierwszy sposób jako szybszy, bezpieczniejszy, sprawniejszy i zdecydowanie tańszy. Dla zapewnienia właściwego ciężaru dowodu księgowego nie ma znaczenia fizyczna postać dokumentu. Stanowisko aparatu skarbowego i linia orzeczeń sądów administracyjnych są zgodne, archiwum elektroniczne ma ta samą wagę co archiwum papierowe. Natomiast dla biura rachunkowego AUDITA forma gromadzenia, przechowywania i archiwizowania faktur w postaci elektronicznej ma fundamentalne znaczenie dla realizacji strategii "biuro rachunkowe bez papieru".